Поиск первого офисного помещения — это не только волнующий, но и очень ответственный шаг. Как правило, большинство предпринимателей малого бизнеса начинают свою деятельность на дому, поэтому дополнительные расходы на аренду окажут существенное влияние на бизнес в целом.
Однако отдельный офис повысит личную производительность и даст возможность расширить дело и нанять сотрудников, которые помогут в разработке и реализации новых решений для развития компании.
Прежде чем сделать решительный шаг и арендовать свое первое офисное помещение, вам нужно определить свои потребности и свой бюджет.
Офис или коворкинг?
Если у вас небольшая команда или вы работаете один, и вам просто нужно выйти из дома, коворкинг-пространства могут стать хорошим вариантом. Коворкинг — это полностью оборудованное пространство со всеми удобствами, включая мебель и кухню, в котором вы платите лишь за использование рабочего места. Подобные пространства есть в каждом среднем и крупном городе.
Основным плюсом является доступность. Вам не надо закупать мебель, офисную технику, платить за коммунальные услуги, телефонию и услуги провайдера. И, конечно, какой же офис без современной кофемашины, которую в собственный офис вам нужно будет купить самостоятельно.
Выбор правильной локации
Офисные помещения можно арендовать как в центре города, так и в отдаленных районах. Проблема вторых заключается в том, что в таких местах обычно нет современных пространств, которые закроют все ваши потребности.
Современные бизнес-центры, расположенные обычно в центральных районах, предлагают своим арендаторам все удобства от ресторанов и кафе до магазинов и фитнес-центров. Это очень удобно, так как вам и вашим сотрудникам не нужно будет тратить время в обед или после работы на то, чтобы добраться до этих мест. Однако утренние и вечерние пробки на дорогах и ограниченное количество парковочных мест станут настоящей проблемой.
Если аренда офиса в центре неизбежна, то убедитесь в том, что мест для парковки хватит и сотрудникам, и клиентам компании. Кроме того, предусмотрите парковку для велосипедов, т.к. этот вид транспорта становится все популярнее.
В случае ограниченного бюджета, рассмотрите возможность съемного офиса на окраине города или мегаполиса. Этот вариант особенно подойдет тем организациям, которые не общаются с клиентами напрямую. Кроме того, во многих крупных городах на выездах и въездах строят довольно крупные комплексы, отвечающие всем потребностям современного бизнеса.
Размер и площадь
При выборе помещения важно понимать сколько кабинетов вам потребуется, планируется ли расширение штата, не будет ли вам тесно до конца срока аренды. Возможно, в целях экономии вы рассмотрите найм удаленных работников, а также гибкий график для некоторых должностей.
Подумайте, нужны ли вам следующие помещения:
- переговорная или зал заседаний;
- комната отдыха;
- кухня;
- комната для телефонных переговоров с клиентами и партнерами;
- другие специальные кабинеты.
Затраты
Минимальный список затрат на содержание офиса включают:
- коммунальные платежи;
- аренда;
- мебель;
- офисная техника;
- канцелярские принадлежности;
- телефон и Интернет.
Кроме того, вам потребуется хотя бы одна рекламная вывеска, визитки для сотрудников, минимальный набор раздаточных печатных материалов.
Составьте список всех возможных расходов, чтобы понять где можно сэкономить, чтобы закрыть другие важные пункты.
При заключении договора аренды не забудьте выяснить основные моменты: входят ли коммунальные услуги, парковка, охрана и места общего пользования в стоимость или оплачиваются отдельно. Возможно, от чего-то вы сможете отказаться.
Оформление интерьера
Здесь все зависит от ваших финансовых возможностей. Однако не забудьте согласовать в вашим арендодателем все условия, а также список ремонтных работ, которые вы можете сделать самостоятельно.
Срок аренды
Обычно чем больше срок аренды, тем ниже стоимость в месяц. Однако тщательно продумайте все варианты вашего дальнейшего развития. Будет ли вам хватать места через 5 лет? Долгосрочная аренда в долгосрочной перспективе является отличной возможностью сэкономить ваш бюджет.
Кроме того, внимательно ознакомьтесь с условиями расторжения договора перед его подписанием. В случае форс-мажора вы должны понимать свои риски и убытки. Если этого пункта в договоре нет, то обговорите возможные условия.
Выбирайте с умом
При рассмотрении вариантов помещения всегда думайте о своих сотрудниках. Если это молодая команда, то вариант open space может стать наиболее подходящим. Если ваши работники более старшего возраста, то, скорее всего, они предпочтут отдельные кабинеты и личное пространство.
Комфортные условия труда напрямую влияют на эффективность каждого члена команды и развитие бизнеса.
Как вам статья?
