Что такое автоматизация бизнеса? К сожалению, у многих людей сложилось о ней ложное представление. Например, есть мнение о том, что процесс автоматизации нужен исключительно для бухгалтерии, а автоматизация процессов управления нереальна, потому что здесь требуется присутствие постоянных сотрудников. Также в предпринимательской среде можно услышать точку зрения, которой пока придерживается большинство: якобы частичное автоматизирование процессов необходимо только большим предприятиям, а малые вполне могут обойтись и без него.
Кроме того, бизнесмены часто полагают, что автоматизированные системы обойдутся им в крупную сумму денег и далеко не факт, что в ближайшее время они смогут окупить все затраты. Однако, учитывая популярность, которую из года в год набирает это понятие, руководители предприятий активно интересуются им и задают достаточно вопросов, нуждающихся в ясных и понятных ответах со стороны специалистов.
Что это такое на самом деле?
Под автоматизацией любого бизнеса следует понимать постепенный переход компаний или фирм на применение информационных программных технологий с целью более быстрой и эффективной работы — с охватом максимального количества клиентов. Если современные технологии начинают внедрять там, где их до этого момента не было вообще, речь тоже идёт о процессе автоматизации бизнеса.
Малый бизнес использует её:
- в сферах бухгалтерского учёта и во всех формах отчётности. Они относятся к процессам, поддерживающим корректную деятельность предприятия, и не оказывают влияния на величину дохода. Однако поскольку работа бухгалтера и составление ежемесячных, ежеквартальных и годовых форм отчётности для каждого предприятия обязательны, процессы автоматизации помогут сделать это гораздо быстрее и точнее;
- в сфере автоматизации продаж или первичного контакта с клиентом (например, CRM).
Итак, первый вид автоматизации обеспечивает предпринимателям более эффективное выполнение своих обязанностей перед государственными органами, а второй экономит текущие денежные затраты, что позволяет компании заработать больше денег, в том числе и на дальнейшее развитие. Таким образом, автоматизация далеко не ограничивается сферой бухгалтерского и других видов учёта, а распространяется гораздо шире, чем это может показаться на первый взгляд.
Основные принципы
Суть автоматизации — применение информационных технологий, которые частично или полностью заменяют ручной труд человека. Работа происходит с помощью специально разработанных сервисов и программ, ориентированных на ресурсы предприятий. В качестве примеров автоматизированных систем можно привести ERP-управление и многочисленные «облачные» сервисы, уже активно используемые интернет-магазинами.
Автоматизированные системы для бизнеса «занимаются»:
- сбором и вводом информации;
- её обработкой и сортировкой;
- предоставлением информации в формате, нужном руководителю.
Таким же образом системы осуществляют свою работу и в других областях. Например, руководство того или иного предприятия оперативно получает данные о положении дел: о количестве денег на счетах, о долгах, структуре текущих расходов и качестве работы сотрудников.
Какие плюсы получит компания или фирма?
Если провести автоматизацию грамотно и профессионально, она даст компании или фирме ряд очевидных преимуществ:
- повышение качества обслуживания;
- оптимизацию логистики, сокращение расходов на неё и улучшение её эффективности на всех этапах пути продукта или товара;
- чёткое планирование поступления денежных средств;
- «профилактику» кассовых разрывов;
- просчёт выгодности ряда заказов;
- быструю и качественную подготовку всей необходимой документации;
- облегчение работы руководителей и менеджеров отделов. Они будут освобождены от простой «рутины» и получат возможность больше уделять времени развитию компании;
- оперативное получение отчётности о реальном положении дел. Это особенно необходимо в критических ситуациях и перед экстренными собраниями советов директоров, когда на составление отчётности может физически не хватить времени;
- минимум влияния «человеческого фактора» на качество выполненной рутинной задачи. Руководителю больше не понадобится обучать или постоянно проверять сотрудника колл-центра или администратора, поскольку «продуманный» робот работает практически безошибочно, а клиенты остаются довольны качеством обслуживания;
- безопасность хранения информации. Сотрудники работают только с той базой, к которой им разрешён официальный доступ;э
ускорение всех бизнес-процессов; - организация контроля и учёта.
Результаты функционирования системы автоматизации особенно чётко видны в области малого бизнеса: обычно, их можно документально зафиксировать уже спустя несколько недель после её «запуска».
Что можно автоматизировать?
Прежде всего, массовые несложные процессы, которые отличаются высокой трудоёмкостью и требуют от сотрудников много времени и сил. Именно от них зависят выручка и прибыль бизнеса, хотя речь чаще всего идёт о примитивных «разговорных» операциях, не требующих сложных навыков (информация о наличии товара на складе и т. д.).
Автоматизации подлежат:
- учёт розничного оборота товаров;
- анализ движения товаров (логистика);
- планирование денежных потоков;
- учёт времени, затраченного сотрудниками на выполнение задач;
- расчёт себестоимости продукта.
Также автоматизировать можно все аналитические процессы, позволяющие регулярно выявлять качество работы, проделанной сотрудниками. Необязательно вводить новые технологии во все сферы бизнеса одновременно. Вначале лучше попробовать их в чём-то одном, оценить удобство и эффективность, а потом постепенно переходить на создание единой автоматизированной системы управления, работающей круглосуточно.
Выбор программного продукта
Выбрать ПО вы можете из двух вариантов. Самый распространённый и «бюджетный» путь — использование типовых продуктов либо облачного сервиса. Однако более «продвинутый» способ заключается в разработке и внедрении индивидуальной программы, сделанной исключительно под нужды конкретного предприятия. Конечно, стоимость стандартных решений будет намного меньше, но следует иметь в виду, что такие продукты далеко не всегда можно донастроить так, чтобы они работали безотказно и идеально. В некоторых случаях возможности доработок полностью исключены. Аналогичным образом устроены все облачные сервисы.
Чаще всего руководители небольших компаний покупают уже готовые продукты, но такие, которые программисты могут доработать. Таких «помощников» быстро запускают в дело, предварительно донастраивая под нужды фирмы.
Современный рынок уже готов предоставить предпринимателям большой ассортимент таких программ. Каждая из них отличается своими особенностями. Перед тем как вы решитесь приобрести одну из них, вам следует определиться с рядом вопросов:
- задачи, которые будет выполнять программа;
- страивает ли вас функционал;
- предусмотрены ли в ней возможности донастройки;
- если процессы бизнеса вдруг изменятся, можно ли будет внести изменения в систему без прекращения её функционирования;
- удобна ли она в использовании;
- работает ли она со смартфонов или планшетов;
- кто будет выполнять функции службы технической поддержки в случае непредвиденных сбоев и необходимости «перенастройки»;
- стоимость установки и услуг техподдержки.
Представители компаний-разработчиков этих программ всегда готовы дать потенциальным клиентам подробные консультации по предлагаемым программным обеспечением. Если у вас есть коллеги по бизнесу, которые уже пользуются IT-продуктами, поинтересуйтесь у них, насколько это улучшает работу их предприятия и к кому можно обратиться по данному вопросу. Это поможет вам сделать окончательный выбор и приобрести один из лучших продуктов.
Цена вопроса
Точно ответить на этот вопрос не представляется возможным, поскольку всё напрямую зависит от сложности программного обеспечения и тех задач, которые будет выполнять автоматизированная система. Уже упоминалось о том, что типовые продукты такого плана (как с возможностью донастроек, так и без них) обойдутся предпринимателю намного дешевле, чем ПО, разработанное исключительно под его нужды.
Обычно, в итоговую цену входят:
- оплата самого продукта («коробка» или арендная плата, если вы прибегаете к использованию облачных сервисов);
- оплата настройки и обучения обслуживающего персонала;
- цена за услуги по постоянному сопровождению.
Внедрение и выбор подрядчика
Под внедрением понимают подгонку «начинки» системы под нужды вашего бизнеса. Также иногда требуется и частичная подгонка бизнеса под софт. Если вы решаете простые задачи, вам понадобится хороший персональный компьютер. С него вы загрузите ПО, зарегистрируетесь в облачном сервисе и введёте базовую информацию. Вписывание документации и заполнение клиентской базы можно начинать сразу же после того как все данные будут заполнены.
Если вам необходимо выполнять более сложные задачи (например, проводить расчёт рентабельности заказов при заключении сделок), систему придётся дорабатывать. Доработку вы можете сделать самостоятельно, но лучше пригласить для этой цели квалифицированного специалиста, который будет проводить её с вашим участием. Вам необходимо подключить к процессу внедрения автоматизированной системы всех сотрудников, чтобы они постепенно привыкали к работе в новых условиях. Чем глубже вы и ваши работники погрузитесь в процесс, тем более успешным станет ваш проект в дальнейшем.
Выбирать компанию по внедрению нужно тщательно, предварительно сделав мониторинг ситуации на рынке. Главное — чтобы компания могла предоставить вам сертификат о том, что её системы управления соответствуют международным стандартам (ISO 9001: 2008). Внимательно изучите кейсы и портфолио сотрудника, который будет заниматься непосредственно вашим проектом. Если вы являетесь владельцем небольшой компании, выбирайте фирму себе «под стать»: так можно гораздо легче обо всём договориться и согласовать все рабочие моменты.
Есть ли риски и какие они?
Внедрение автоматизированных систем, безусловно, сопряжено с рядом рисков. Например, могут сорваться сроки, а расходы в бюджете станут значительно больше планируемых изначально. В худшем случае иногда приходится вносить серьёзные изменения в какие-либо процессы в бизнесе, уже отработанные заранее, потому что этого требует система. Однако вы сможете обойти эти проблемы, если изначально определите весь спектр задач в верном направлении и ответственно подойдёте к выбору программного продукта.
Бывает, что руководители предприятий совершают типичную и роковую ошибку, не желая как следует вникать в принципы и специфику работы ПО. Это чревато тем, что на выходе предприниматель получает «совсем не то, что он хотел», что негативным образом сказывается на работе всей компании в целом. Также нужно предвидеть и то, что персонал поначалу будет активно сопротивляться присутствию «автоматизированных помощников». В данном случае надо терпеливо и последовательно объяснять сотрудникам, какие выгоды последуют после того, как система начнёт свою работу. Для того чтобы работники не чувствовали себя ущемлёнными, целесообразно денежно поощрить их за активное участие в новом проекте. Это поможет в короткие сроки восстановить доброжелательную атмосферу в коллективе и добиться лояльного отношения других сотрудников к вводимым новшествам.
К автоматизации любого бизнеса нужно подходить последовательно, тщательно выбирая программный продукт, который в будущем принесёт вам минимум хлопот и максимум прибыли. Немаловажным фактором является и психологическая работа с сотрудниками вашего офиса, чтобы они осознавали все выгоды компании, которые положительно отразятся и на них.
Как вам статья?
