Как перейти на электронный документооборот?

Подписи, передачи документов, составление, редактирование, архивация, получение — весь этот бумажный «круговорот» часто приводит людей в ужас. Есть одно из полезных изобретений человечества: системы электронного документооборота. Благодаря им возможно ускорить работу с «бумагами» и сэкономить на услугах курьеров. Внутри организации электронные системы тоже удобны. Также с их помощью вы можете эффективно взаимодействовать с контрагентами. Есть способы внедрения таких системы в любую компанию, с учётом стандартных юридических тонкостей.

документооборот

Переход на электронный документооборот

Как организовать процесс:

  • прежде всего, выбрать одну из систем. Лучше всего остановиться на той, которая уже имеется у ваших контрагентов, во избежание конфликта между разными программами;
  • заключить официальный договор с поставщиком ПО;
  • разработать официальный документ, согласно которому компания или фирма будет использовать систему;
  • заключить несколько дополнительных соглашений, где будут прописаны дополнительные изменения в договорах с контрагентами;
  • оформить через системы отношения с государственными органами. Госорганы очень охотно общаются с компаниями именно через них. Достаточно вспомнить уже всем известный портал Госуслуг.

Что нужно иметь в виду?

Если речь идёт о том, чтобы отправить какой-нибудь документ по e-mail, документооборотом эту операцию назвать нельзя. Важно то, что весь процесс регулирует российское законодательство и «на своё усмотрение» он не проводится. Кстати, вы имеете полное право озвучивать свои дополнительные пожелания или требования касательно электронной документации. Такая тактика всегда даёт возможность маневрировать в свою пользу.

Идея для бизнеса: производство экоблокнотов

Главное подтверждение того, что документ был передан адресату — наличие официальной электронной подписи в цифровом формате (ЭЦП). В данном случае бумажный вариант документа является равнозначным электронному. Бывают случаи, когда госорганы признают только документ, составленный в бумажном варианте.

vidtok

Преимущество ЭЦП ещё и в том, что если, например, вы случайно забыли подписать бумажный вариант документа, а в электронной версии подпись стоит, недействительным его точно не признают.

Полностью от «бумажек» не избавиться!

Не думайте, что с переходом на системы документооборота и вы сразу же избавитесь от надоевшей «бумажной волокиты». Как уже упоминалось, в законодательстве предусмотрен ряд случаев, когда необходимо представление документов только в бумажном формате.

Прежде всего, речь идёт о судебных процессах. Суд всегда требует бумажные варианты всех документов, в противном случае иск могут признать недействительным и просто не станут его рассматривать. Есть также и некоторые формы отчётов, которые надо сдавать только в виде бумажных оригиналов. Однако, поскольку мир не стоит на месте, а непрерывно развивается, не исключена вероятность, что в будущем человечество полностью перейдёт на электронный оборот документации.

электронный документооборот

Лучшие электронные системы

Выбирать системы рекомендуется из двух ведущих компаний. Это «СКБ Контур», одна из первых организаций, которая стала разрабатывать такое программное обеспечение у нас в стране. «СКБ Контур» предоставляет серию разных продуктов и каждый из них вы сможете подстроить под нужды именно вашей фирмы.

6
Вендинговые автоматы по изготовлению ключей

Другая фирма — «1С-Рарус», возникшая в результате совместной работы двух предприятий. Особенно её любят бухгалтера, поскольку они уже давно привыкли работать в программах «1С».


Реклама




Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Приумножай.RU
Добавить комментарий

:) :D :( :o 8O :? 8) :lol: :x :P :oops: :cry: :evil: :twisted: :roll: :wink: :!: :?: :idea: :arrow: :| :mrgreen: