Кто такой личный помощник и какую роль он должен выполнять, работая с руководителем? Многие не знают, для чего такой человек нужен вообще и не понимают, в чём, на самом деле, заключаются функции личного ассистента. Попробуем в этом разобраться.
«Срочно принесите мне кофе!»
Именно так! Если человек работает личным помощником руководителя, он обладает великолепными навыками заваривания кофе и чая. При отсутствии таких умений настроение шефа может оказаться испорченным на весь день и непременно отразится на сотрудниках.
Следовательно, микроклимат на работе напрямую зависит от того, как личный ассистент выполняет свои обязанности. Он не только хорошо варит кофе и готовит чай, но и является связующим звеном между начальником и другими сотрудниками.
Кто в курсе всех дел на работе?
Это может показаться забавным, но одна из функций личного ассистента — это работа «бабушки на лавочке». Ведь именно она любопытна, наблюдательна и обладает мышлением настоящего следователя или шпиона. Помощник директора всегда обязан быть в курсе того, на каком основании бухгалтер Мария Петровна воюет с уборщицей Аней и специалистами отдела кадров. Кроме того, ассистенту следует предлагать руководителю способы примирения поссорившихся сотрудников, чтобы восстановить рабочую обстановку и благоприятный микроклимат в компании.
Безусловно, работники должны видеть в помощнике руководителя некое доверенное лицо, которому они всегда могут без опаски «выговориться» и высказать все свои претензии по отношению к другим людям.
Эффективная стратегия
Создание лучших условий для продуктивной работы начальника — одна из главных задач помощника. В его компетенцию входит доскональное продумывание всех рабочих моментов. Например, когда босс уезжает в командировку, обязанность ассистента — не только обеспечить его билетами и заказать бронь в гостинице, но и контролировать, чтобы начальника усадили как можно ближе к нужному человеку на деловой конференции.
Личный помощник обязан изучать людей, с которыми его шеф будет потом встречаться на переговорах. Он подбирает место для встречи, организует фуршеты и банкеты и заранее предупреждает босса о том, какие черты характера будущего собеседника могут ему не понравиться.
Режим многозадачности включён!
Это означает, что помощник занимается не только рабочими, но и личными делами начальника. Конечно, работа компании может от них никоим образом не зависеть, но, как вы уже поняли, от настроения руководителя может зависеть практически всё, поэтому если его личная просьба не будет вовремя выполнена, это может быть чревато неприятными последствиями.
Как найти того, кто вам подойдёт?
Обычно, руководители ищут себе личных помощников в своём ближайшем окружении. Однако есть и другой вариант: организовать собеседование с тем кандидатом, который понравился в интернете. При этом, нужно обладать определёнными навыками психолога, чтобы понять, может ли этот человек стать «вашим» или нет.
Главный критерий — комфортность при личном общении. В данном случае ведущую роль играет первое впечатление, произведённое в течение нескольких секунд. Это внешние данные, манера одеваться и разговаривать, черты характера и темперамент. Не менее важно умение ассистента говорить на одном языке с руководителем. На собеседовании рекомендуется задавать человеку и личные вопросы: так вы поймёте, насколько легка будет работа с ним в дальнейшем.
Безусловно, одна из самых важных черт ассистента — это коммуникабельность и общительность. Если вы чувствуете, что он ведёт себя тактично и в то же время раскрепощённо — вероятно, «своего» человека вы уже нашли и стоит попробовать работать с ним дальше.
Как вам статья?
