Когда в ежедневной рабочей рутине у нас наблюдается только рост списка текущих дел, а количество завершённых задач очень мало, нужно задуматься о том, правильно ли мы выстраиваем рабочие взаимоотношения с людьми. Продуктивность — ценное качество, которое легко можно лишиться, когда мы откликаемся на каждую несущественную просьбу только потому, что по каким-то причинам не можем отказать собеседнику в её выполнении.
Список задач неумолимо растёт, отнимая время, силы и желание работать дальше. Как избегать подобных ситуаций и оптимизировать рабочий процесс, доводя начатые дела до реальных результатов?
Почему так трудно сказать «нет»?
Часто нам очень трудно категорически ответить «нет» по определённым причинам. К примеру, человек, просящий у нас помощи, может вызывать личную или профессиональную симпатию. Также есть ещё несколько мысленных клише, из-за которых людям свойственно брать на себя в полтора, а то и в два раза больше задач нежели они могут осилить в реальности:
- нежелание подвести команду;
- страх перед унижением, критикой или увольнением, особенно если речь идёт о бесконечных просьбах со стороны начальства;
- мы любим испытывать на себе новые и интересные события. Порой они кажутся куда интереснее, чем обыкновенная рутинная работа, которая порой сильно надоедает;
- мы легко соглашаемся выполнить просьбу или поручение, не осознавая сложностей, связанных с ней, а когда вплотную сталкиваемся с этой работой на практике, отказываться уже бывает поздно;
- известно, что желание угодить — одна из главных мотиваций подобных поступков. Мы хотим завоевать доверие, безупречную репутацию и хорошее отношение со стороны коллег и начальства.
С точки зрения современной социальной психологии главная мотивация человека, который не может сказать «нет», сводится к его фундаментальному желанию оставаться членом стаи (или коллектива) при любых обстоятельствах.
Опасность большого WIP
Понятие WIP обозначает Work in Progress, иными словами — некую работу, которая находится «в процессе выполнения» и в данный момент времени является незавершённой. Этим англоязычным сокращением чаще всего помечают неоконченные проекты в виде рисунков, планов или моделей.
Однако если наша работа постоянно и хронически находится в статусе WIP, это негативным образом влияет на наши отношения с коллегами, клиентами и даже семьёй. Постоянная ситуация незавершённости держит человека в постоянном напряжении и в отдельных случаях может привести к серьёзному невротическому расстройству. Кроме пагубного влияния на психику, незавершённые рабочие процессы связаны:
- с ростом текущих расходов предприятия или организации;
- с отложенной ценностью;
- со снижением качества товара или продукции;
- с появлением нездоровой атмосферы в коллективе.
Постепенно финансовые потери становятся больше, поскольку на выполнение каждого действия требуется всё больше времени. Число неоконченных проектов растёт по принципу увеличения открытых в браузере вкладок, в которых очень легко запутаться, когда их становится слишком много.
В бизнесе существует понятие времени цикла — то есть, период, в течение которого та или иная задача как бы «зависает в воздухе», оставаясь незавершённой. Если WIP слишком завышен, цена задержки может оказаться слишком высокой (потеря клиента, разлад с партнёрами и т. д.).
Например, у вас есть продукт, фактически готовый к реализации, но внезапно кто-то попросил выполнить другую, мене существенную задачу. Отказать человеку, вследствие ряда причин, вы не можете и принимаетесь выполнять «побочную» работу, которая, по идее, является необязательной. Издержки в плане дальнейшей реализации продукта будут неизбежными, так как была возможность реализовать проект быстрее, но вы ею просто не смогли воспользоваться. Отвлекаясь на просьбы коллег, связанные с выполнением менее существенных, второстепенных задач, мы можем оказаться в такой ситуации, когда время для выгодной продажи уже упущено, а второго подобного шанса в ближайшее время просто не будет.
Простой, но не менее коварный и роковой вопрос «Не найдётся ли у вас для меня пяти минут?» может обернуться нежелательными последствиями. Если мы слишком податливы, безотказны и соглашаемся на выполнение любых просьб, не «фильтруя» поступающую информацию, рано или поздно это приведёт к полнейшей катастрофе в работе.
Какие выводы можно сделать?
Независимо от того, загружен человек или нет, ему свойственно чаще говорить «да», чем «нет». Поскольку это является обычной социальной привычкой, после определённой тренировки и регулярных «мозговых штурмов» мы сможем отучить себя от устоявшейся «безотказной» модели поведения. В конце концов, невозможно оказаться «хорошим для всех». Дополнительная работа часто оказывается совершенно ненужной, бесполезной и отвлекающей от тех задач, которые являются, действительно, важными.
Как вам статья?
