В эпоху бесконечной и порой бесцельной переписки по электронной почте и в мессенджерах личные встречи с коллегами по работе могут принести реальную пользу. Тем не менее, далеко не каждая личная беседа является нужной и полезной лично для вас. Если встреча, на которой настаивает ваш собеседник, не представляется вам ценной, следует научиться тактичной манере отказа. Делать это нужно таким образом, чтобы отказ выглядел максимально тактично, а самолюбие второй стороны не было задето.
Вы можете попросить больше информации
Если вы видите в электронном почтовом ящике безапелляционное приглашение на личную встречу без каких-либо объяснений её причин, у вас это может вызвать обоснованное чувство раздражения. Время — ценный ресурс, которого у серьёзных людей очень мало, и подобные письма свидетельствуют о том, что потенциальный собеседник, скорее всего, не владеет ситуацией и не имеет в резерве детального плана обсуждения вопроса.
Специалисты в области маркетинга и социальных отношений считают, что если в пригласительном письме отсутствуют какие-либо пояснения, речь идёт об абсолютно бесполезной встрече, размениваться на которую не имеет смысла.
Однако при резком отрицательном ответе собеседник точно подумает, что вы относитесь к нему плохо либо с нескрываемым высокомерием. С вашей стороны лучше проявить акт вежливости и задать ему в ответном письме несколько логичных вопросов, например:
- Есть ли у Вас план обсуждения?
- Какие вопросы Вы бы хотели решить?
- Я готов (готова) встретиться, напишите, о чём Вы хотите поговорить, чтобы мне подготовиться к разговору.
Даже если после такой переписки вы откажетесь от личной беседы, вторая сторона уже не воспримет отказ так болезненно, потому что знает: вы подумали над ответом, а не написали «нет» автоматически.
Предложите обсуждение проблемы онлайн
Если потенциальный собеседник предоставит вам список вопросов и становится понятно, что их необязательно обсуждать в личном порядке, вы можете предложить ему форму онлайн-обсуждения. Главное — сделать это так, чтобы он не обиделся и понял, какие преимущества может иметь беседе в интернете. Кстати, в формате мессенджера или чата в разговоре могут принять участие и другие люди, заинтересованные в решении того или иного вопроса. Итоги такой беседы всегда можно зафиксировать, что позволит более эффективно следить за процессом и впоследствии принимать правильные решения.
Перевести собеседника в «режим онлайн» можно, аргументировав это предложение такой фразой: «Мне бы хотелось выслушать и других лиц, заинтересованных в этом вопросе. Предлагаю перенести обсуждение в чате «Битрикс»: это будет полезно в качестве мозгового штурма, и никто из участников не будет чувствовать себя обделённым». В данном случае будет уместно напомнить о методиках вашей работы и подчеркнуть, что вы предпочитаете открытый стиль общения.
Если вы будете переводить решение отдельных ситуаций в режим онлайн-обсуждений, со временем вы заметите, что вас реже и реже пытаются приглашать на ненужные встречи, отнимающие силы и время.
Не планируйте встречу при отсутствии времени
Если у вас нет времени на любой формат обсуждения (даже в онлайн-переписке), сообщите об этом честно, принеся свои извинения. Не стоит пытаться «впихнуть» встречу в график, который переполнен и без неё: вам всё равно придётся её отменять, ставя себя и собеседника в неловкое положение. Лучше всего предложить обсуждение в чате, по «электронке» или в “Слаке», когда у вас будет для этого достаточно времени и ресурсов. Ваша задача — показать, что вы не пытаетесь отмахнуться, а просто хотите перенести встречу на более удобное время или в более комфортный формат.
Если коллега продолжает настаивать, попытайтесь «перевести» его на кого-нибудь из других сотрудников, согласных вам в этом помочь. При этом, можно оперировать такой фразой: «Сейчас я неважно себя чувствую (или у меня нет времени), но Вы можете обсудить эту ситуацию с моим заместителем Натальей, которая будет готова встретиться завтра».
Соглашайтесь, если считаете нужным
Подумайте и о том, стоит ли отказывать человеку, если он желает лучше познакомиться с вами. Если переписка оказалась продуктивной, и потенциальный собеседник готов чётко предоставить вам материалы для обсуждения, при наличии времени вы можете позволить себе личную встречу, так как вас воспринимают серьёзно, ценят и хотят узнать отношение к тому или иному вопросу.
Если же вы приняли окончательное решение отложить встречу или отказать в ней, старайтесь делать это максимально тактично, чтобы в дальнейшем у вас не возникало казусов с коллегами, которые могут ещё неоднократно оказаться с вами на одном пути.
Как вам статья?
